회사/이메일

비즈니스 이메일 쓰는 방법

응가1414 2024. 10. 2. 21:10

구조

  1. 제목
  2. 인사
  3. 목적
  4. 본문
  5. 상대방이 취할 행동
  6. 마무리 인사
  7. 첨부파일 확인

내용

  1. 제목
    1. 외부 : [자회사명] 영상 촬영 사전 미팅 요청 건
    2. 내부
      1. [회신, 요청, 전달, 협조요청, 의견요청]
      2. [중요, 긴급, 공지]
  • 수신자 : 회신을 해야되는 사람
  • 참조자 : 이 내용을 알고 있어야 하는 사람

* 수신은 여러명

A님 프로젝트 진행 상황 검토 후 회신 부탁드립니다.
​
B님 프로젝트 참여자 통계 수치 공유 부탁드립니다.
​
C님 프로젝트 예산안 전달 부탁드립니다.
  1. 목적
    1. 상대방의 사전지식이 부족하기 때문에 자신에게 메일을 보낸 메일의 목적을 적는다.
    2. - 이메일을 보낸 이유는 영상 제작 견적을 문의를 드리기 위해서 입니다.
- 3월 전직원 대상 강연을 기획하고 있습니다. 관련 강연을 요청 드리고자 합니다.
  2. 본문
    1. 질문
      1. 질문을 할 때는 돌려 하지 말고 정확히 한다.
      2. (X) 보내드린 자료는 내일 오후까지 작성이 가능할까요? 
​
(O) 보내드린 자료는 내일 14시까지 작성하여 회신하여 주시기 바랍니다. 만약 일정 내 작성이 불가하다면 가능한 날짜와 시간을 회신 부탁드리겠습니다.
    2. 회신, 요청, 전달, 협조요청, 의견요청
      1. 핵심사항은 키워드만 읽어도 알 수 있게
      2. 밑줄과 강조표시
      3. 문단 구분, 숫자, 기호를 사용하기 
        본문 예시_2
​
다음 회의 일정 조정을 위해 메일을 보냅니다. 소요시간은 1시간입니다. 이메일에 기재된 3가지 후보 일정에서 골라 주시기 바랍니다.
​
제 1희망 : 화요일 오전 11시
제 2희망 : 화요일 오후 2시
제 3희망 : 다음주 월요일 2시
​
혹시라도 모두 안되실 경우 전화주세요. 전화로 직접 일정을 조정하면 될 듯합니다. 감사합니다.
​
좋은 메일 본문의 특징은 ‘메일의 목적’이 분명해요. 또한 '상대방에게 원하는 반응'을 이끌어 내기 위해 '3가지 조건을 제시'
        본문 예시_3
​
1. 워크샵 일정 관련
    - 태풍 북상 예정으로 일정 조정 필요
        - 기존 일정: 6/9(금) 오후 3시
        - 변경 일정: 미정 (차후 예정)
2. 장소 변경
    - 기존: 대부도 펜션 → 변경: 부천 웅진플레이 도시
        - 변경 사유: 태풍 영향으로 실내 장소로 변경
3. 요청 사항
    - 문자로 송부된 Slido 작성 요청
        - 금일 오후 6시까지
​
첨부 : 워크샵 일정표.pptx
        본문 예시_4
​
프로젝트 계약서 관련 자료들 송부 부탁드립니다. ② 전달 사항 
  1. 계약서 날인본 ③ 요청 사항 
  2. 계약서 원본 (등기발송) ③ 요청 사항
      4. 본문 예시_1
        ​
        한국 알프스 ㅁㅁㅁ 자료를 전달드립니다.
        첨부파일은 총 2개 입니다.
        하기에서 확인 부탁드립니다.
        ​
        - 20210831_한국알프스_ㅁㅁㅁㅁ.pptx
        - 20210831_한국알프스_ㅁㅁㅁㅁ.hwp
        ​
        9/3(금)까지 확인(전달)해주시면 감사하겠습니다.
  3. 상대방이 취할 행동
    1. 본문에서 용건을 적었다면, 그 다음 상대방이 취할 행동을 구체적으로 제시해줘야 합니다.
    2. '월, 수, 금' 중에서 미팅이 가능한 요일을 알려주시면 미팅 일정을 확정하겠습니다.
    3. 이처럼 구체적인 행동지침을 제시하시거나
    4. 5월 24일까지 오후 3시까지 A 기획서를 작성하여 메일 보내주시기 바랍니다.
    5. 메일 본문을 보고 '그래서 내가 뭘 하라는 거지?' 라는 생각이 들게 하면 안 됩니다.

체크

  1. 수신자, 참조 확인
  2. 받는 사람의 이메일 주소
  3. 받는 사람의 직책과 성명
  4. 보내는 사람의 회사명과 부서, 직책, 성명
  5. 본문의 오탈자
  6. 첨부파일, 메일 본문, 요약 & 그림
  7. 발송 버튼을 누르기 전에 소리를 내어 읽어본다.
  8. 중요 메일은 발송 후 전화나 메신저로 알린다.
  9. 답장은 최대한 빨리 보낸다.

이메일의 지혜

  1. 신속하게 답신을 보내라.
  2. 이메일을 작성할 때는 단어 하나하나가 중요하다.
  3. 지속적으로 편지함을 비워라.
  4. 이메일은 리포(LIFO-Last In First Out_후입선출) 나중에 들어간 데이터가 위에있는 구조, 순서로 처리하는게 좋다.
  5. 여러분이 라우터라는 것을 기억하라.
  6. 숨은참조를 활용할 때는 스스로 이유를 물어봐야 한다.
  7. 요란하게 불만을 표하지 마라.
  8. 요구사항을 간단히 확인하는 방법이 있다.
  9. 훗날 검색할 것에 대비하라.

이메일 용어

  • 급한 거 아니니까 천천히 주세요.

→ 시급한 건은 아니니 편하실 때 회신 부탁드립니다.

  • 윗선에서 결재가 안 나요. 아마 못할 것 같아요.

→ 내부 검토 결과 진행하기 어렵게 되었습니다.

  • 앗, 첨부파일을 빠뜨렸네요.

→ 첨부파일이 누락되어 다시 송부합니다.

  • 제때제때 주세요.

→ 일정에 차질이 없도록 원활한 진행을 부탁드립니다.

  • 지금은 뭐라고 해야 할지 모르겠네요.

→ 현재는 확실한 답변이 어려울 것 같으니 추후 답변드리겠습니다.

  • 다음부터는 확인 잘 해주세요.

→ 추후 동일 건 진행 시 반드시 확인 후 송부 부탁드립니다.

  • 담당자가 아니라서 모르겠는데요.

→ 담당자가 부재중인 관계로 현재 해당 내용 확인이 어렵습니다.

  • 급하니까 빠르게 OO해 주세요.

→ 바쁘시겠지만 OO해 주시기 바랍니다.

→ 협조 부탁드립니다.

→ 조속히 확인해 주시기 바랍니다.

→ 빠른 회신 부탁드립니다.